کنترل یکی از وظایف مهم مدیریت به شمار می رود. این وظیفه به قدری حایز اهمیت است که بعضی از نویسندگان مدیریت معتقدند که مدیریت خوب به داشتن نظام کنترل موثر بستگی دارد. « ارل استرانگ » و « رابرت اسمیت » نیاز به کنترل را چنین توجیه می کنند.

نقطه نظرهای متضادی درباره بهترین روش اداره سازمانها وجود دارد. اما نظریه پردازان و همچنین مدیران اهل عمل توافق دارند که مدیریت خوب مستلزم کنترل موثر است. ترکیبی از هدفهای خوب برنامه ریزی شده، ایجاد سازمان قوی، هدایت و رهبری موثر و اعمال انگیزش در صورتی به موفقیت کمک می کنند، که یک سیستم کنترل کافی وجود داشته باشد.

کنترل فرآیندی است که از طریق آن مدیران اطمینان حاصل می کنند که عملکرد سازمان با فعالیتهای برنامه ریزی شده تطبیق دارد. دربرنامه ریزی فعالیتهای یک سازمان، هدفهای اساسی و روشهای دست یافتن به آنها مشخص می شوند. فرآیند کنترل میزان پیشرفت به سوی هدفها را می سنجد و مدیران را قادر می سازد تا انحرافات برنامه ها را کشف کنند و اقدام اصلاحی به عمل آورند.

غالباً افراد مختلفی وظیفه برنامه ریزی و کنترل را انجام می دهند، لکن برای این که هر دو وظیفه به طور موثر انجام شوند، با هم ارتباط برقرار می کنند. از این روست که « کونتز »، « اُدانل » و « وایهریخ » برنامه ریزی و کنترل را به دو تیغه یک قیچی تشبیه می کنند، به این معنی که قیچی فقط با دو تیغه برنده می تواند کار کند.

فرآیند کنترل

کنترل فرآیندی است که به طور مستمر عملکرد جاری را به منظور حصول اطمینان از این که منجر به وصول هدفهای از پیش تعیین شده می شود، اندازه گیری می کند. نتایج مطلوب از طریق فرآیند برنامه ریزی مشخص می شود و کنترل، عملکرد را با توجه به استانداردهای معین می سنجد. به این ترتیب، کنترل تلاشی است منظم که با توجه به هدفهای از پیش تعیین شده، استانداردهای عملکرد را مشخص می کند، عملکرد واقعی را با معیارهای معین مقایسه می کند، انحرافات و درجه اهمیت آنها را تعیین می کند و اقدامات اصلاحی را در صورت لزوم معمول می دارد.

کنترل، شامل چهار مرحله است که ذیلاً مورد بحث واقع می شوند:

استقرار استانداردها با توجه به هدفهای از پیش تعیین شده .

این مرحله ممکن است تعیین استانداردهایی برای هر عمل را ( از فروش و هدفهای تولید گرفته تا حضور کارکنان و مسایل ایمنی آنان ) شامل شود. به منظور این که این مرحله موثر واقع شود، استانداردها باید مشخص و دارای معنی و مفهوم باشند، و چنانکه اشاره شد مورد قبول مسئولان مربوط قرار گیرند.

استانداردهایی که در برنامه ها تعیین می شوند باید قابل اجرا باشند. بیان و تعبیر و تفسیر هدفهای کلی مانند « تعلیم و تربیت بهتر » یا « منافع بیشتر » موجب ابهام می شود.

هدفها باید تا آنجا که ممکن است بر حسب واحد قابل اندازه گیری بیان شوند. فی المثل، باید بر حسب تعداد واحدهایی که در هر ساعت تولید می شود یا مقدار سودی که از هر قلم کالا عاید سازمان می شود ذکر شده باشند. چنانچه بیان هدفها مانند «افزایش روحیه »، « بهبود روابط اجتماعی »، « استقرار انضباط » یا « خلاقیت » به صورت کمی امکان پذیر نباشند، باید سعی کرد که مفهوم این هدفهای کیفی به وضوح فهمیده شوند و مکانیسم کنترلی طرح ریزی شود که در شرایط مزبور به اندازه گیری عملکرد کمک می کند.

این نوع مکانیسم های کنترل ماهیتاً ذهنی هستند و لذا تصمیم گیری باید بر مبنای قضاوت شخصی صورت بگیرد.

استانداردهای کمی

بعضی از استانداردهای مکی که با استفاده از آنها می توان عملکرد را اندازه گیری کرد عبارتند از :

1- استانداردهای زمان - برای استفاده از این استانداردها، هدف بر مبنای زمان مشخص که برای انجام وظیفه خاصی ضروری است تعیین می شود. به عنوان مثال تعداد واحدهای تولید شده یا تعداد صفحات تایپ شده در هر ساعت و یا تعداد تلفن های انجام شده در روز از جمله استانداردهای زمان هستند.

2- استانداردهای هزینه - این استانداردها، هزینه هر واحد فعالیت را نشان می هند، هزینه مواد برای ساختن هر واحد کالا، هزینه افرادی که روی کالای به خصوصی کار می کنند، یا هزینه توزیع هر واحد کالا و نظایر آن در شمار استانداردهای هزینه محسوب می شوند.

3- استانداردهای درآمد- استانداردهای درآمد در واقع درآمد مالی است که در نتیجه یک فعالیت خاص عاید می شود. فی المثل، حجم فروش در ماه یا مقدار فروش انجام شده در سال توسط یک نفر فروشنده به عنوان استاندارد درآمد منظور می شود.

4- بهره وری - هدفهای بازدهی رمز اساسی سودآوری عملیات هستند باید بر مبنای عملکرد گذشته، درجه ماشینی شدن کار، مهارتها، آموزش و انگیزش کارکنان تعیین شوند. یکی از طریق تعیین بازدهی اندازه گیری واحدهای تولید شده توسط یک فرد در ساعت است.

5- سودآوری- سودآوری را می توان به صورت نسبت سود خالص به فروش بیان کرد. این هدف با در نظر گرفتن هزینه هر واحد کالا یا خدمت، وسعت دامنه عملیات و نظایر آن تعیین می شود.

6- بازده سرمایه گذاری - بازده سرمایه گذاری یک هدف جامع و مفید است و تمام جوانب موسسه از قبیل فروش کل، سرمایه در گردش، سرمایه گذاری، موجودی کالا در زمان معین، هزینه های تولید، هزینه بازاریابی، هزنیه حمل و نقل و نظایر ان را در بر می گیرد. بازده سرمایه گذاری عبارت است از نسبت سود خالص به مبالغ سرمایه گذاری شده.

7- استانداردهای کمی پرسنلی- وفاداری کارکنان نسبت به سازمان و روحیه آنان را تا حدودی می توان با معیارهای کمی سنجید. استانداردهای کمی پرسنلی ممکن است شامل نرخ چرخش کادر، تعداد حوادث ناشی از کار، غیبت، تعداد شکایات و حجم تولید باشد.

اندازه گیری عملکرد

بعد از تعیین استانداردها و هدفها، دومین قدم در فرآیند کنترل، اندازه گیری عملکرد واقعی است. اندازه گیری، فعالیت مستمری است که جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد را شامل می شود. در صورتی که عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه شود، حدود انحراف مشخص می شود.

بدیهی است که اندازه گیری عملکرد باید بر حسب واحدی که قبلاً به عنوان معیار تعیین شده است، سنجیده شود. بنابراین، واحد یا معیار اندازه گیری باید به گونه ای روشن تعریف شود و به سهولت قابل تشخیص باشد. همچنین باید در طول یک دوره زمانی دارای ثبات، یکدستی و تجانس باشد. انتخاب واحد برای اندازه گیری عملکرد بستگی به این دارد که اطلاعات مورد نیاز برای کنترل از چه فوریتی برخوردار باشد. در هر حال، تأخیر در اندازه گیری عملکرد موجب می شود که اقدامات اصلاحی لازم به تعویق افتد.

در خصوص ارزیابی عملکرد باید چند عامل را ملحوظ داشت که ذیلاً به آنها اشاره می شود.

1- اندازه گیری درون دادها - اندازه گیری درون دادها به این منظور انجام می گیرد که درجه کفایت آنها برای نیل به هدفها مشخص شود. به عنوان مثال میزان اعتباراتی که به توسعه و بهبود راههای روستایی تخصیص می یابد حدود این برنامه را نشان می دهد. همچنین، تعداد تخت خوابهای یک بیمارستان معیاری برای تأمین خدمات درمانی است. در هر حال، اندازه گیری درون دادها شاخص ضعیفی برای قضاوت درباره نتایج است، زیرا وجود درون دادها به خودی خود به این معنی نیست که نتایج مورد نظر به دست آید.

2- اندازه گیری برون دادها - چنانکه اشاره شد، ارزشیابی درون دادها فی نفسه درجه بازدهی و نتایج را به حد کافی نشان نمی دهد. این نقیصه می تواند با اندازه گیری برون دادهاف مانند عده بیمارانی که درمان می شوند یا طول جاده ای که ( بر حسب متر مربع ) ساخته و تسطیح می شود ( در مورد دو مثال فوق ) برطرف شود. در هر صورت درجه بازدهی ماهیتاً نسبی است، زیرا حد مشخصی از بازدهی که در همه حال مطلوب باشد، کمتر وجود دارد.